Congédier un employé avec bienveillance et respect – Mode d’emploi

Congédier un employé avec bienveillance et respect - Mode d'emploi

Congédier un employé n’est généralement pas la tâche préférée des leaders et des responsables RH. Malheureusement, c’est parfois inévitable et nécessaire. Cependant, lorsque vous devrez en faire l’annonce à un employé, s’il est surpris et ne semble pas comprendre… vous avez peut-être manqué à vos devoirs.

Les normes du travail

Il ne sera pas question ici des normes du travail en matière de congédiement ni des règles applicables selon l’ancienneté ni des cas de faute grave. L’accent sera plutôt mis sur la situation des employés récemment embauchés qui ne répondent pas à vos attentes.

Évidemment, il y a 2 côtés à une médaille. Il est facile de blâmer l’employé en cause, mais qu’en est‑il de l’employeur? Le congédiement n’est peut-être que la solution au symptôme d’un problème qui dépasse le cas de cet employé. Alors, comment vous assurer de congédier un employé avec bienveillance et respect?

La bienveillance

D’abord, mettons au clair ce qu’est la bienveillance. Selon le Larousse, il s’agit d’une disposition d’esprit inclinant à la compréhension et à l’indulgence envers autrui. En bref, c’est la capacité d’être empathique. À son époque (entre 551 et 479 av. J.-C.) Confucius disait déjà que « la qualité fondamentale d’un chef est la bienveillance. »

La marque employeur

Pourquoi parler de la marque employeur, alors que l’article traite de congédiement? C’est vrai que pour certaines personnes, la marque employeur, ça ne veut encore rien dire. Pourtant, de nombreuses entreprises à succès investissent temps et argent pour s’assurer de présenter une marque employeur attrayante.

La marque employeur, c’est l’image que vous projetez. C’est ce que les gens disent de votre entreprise. Il s’agit de votre réputation. C’est ce qui attire les clients chez vous et les fidélise. Même chose pour les travailleurs. C’est ce qui pousse les gens à postuler lorsque vous affichez un poste. Il s’agit de ce qui allume vos employés quand ils parlent de ce qu’ils font et de leur employeur. C’est la base de leur engagement.

La marque employeur, c’est sérieux. Il ne faut surtout pas la négliger. Comme la crédibilité et la confiance, la marque employeur se bâtit sur une longue période, au quotidien, à partir de petits détails. À contrario, ça se démolit en l’espace d’un événement, en claquant les doigts. Après, c’est difficile de la rebâtir.

Aujourd’hui, sur les réseaux sociaux, les gens n’ont plus de filtre et l’information se propage rapidement. Allez sur le « Spotted » de votre région pour voir ce qui se dit à propos de certaines entreprises. C’est parfois déroutant et alarmant. À titre d’exemple, voici quelques commentaires concernant un commerce : « J’ai eu un épisode assez ordinaire avec eux, maintenant je préfère aller ailleurs… Ils ont des croûtes à manger pour un service adéquat. » « Bof! Dernière la fois que je suis allé ça pas bien fini. » « La gérante à l’air bête pis a parle fort. » Qu’en pensez-vous?

Tout ce que vous faites aura un impact sur votre marque employeur. C’est pour cela que congédier un employé doit se faire avec bienveillance et respect. C’est essentiel!

Le congédiement

Votre décision est prise, vous devez congédier un employé. Vous auriez certainement préféré que ça se passe autrement. Toutefois, vous ne voyez pas d’autres options. Le rendement ou les compétences de l’employé ne sont pas à la hauteur de vos attentes et vous décidez de mettre un terme au lien d’emploi qui vous unit.

À ce moment, le candidat ne devrait pas être surpris. Il devrait l’avoir vu venir. Puisque vous devriez avoir recadré lorsque c’était requis, avoir offert un soutien adapté et avoir assuré un suivi adéquat. Malgré tout, vous estimez peu probable que cet employé puisse s’améliorer de façon satisfaisante. Alors, c’est le temps de lui annoncer!

L’annonce

Attention! Lors de l’annonce, vous ne devez d’aucune façon blesser cet employé, faire atteinte à son intégrité et attaquer son estime de soi. Le problème ce n’est pas la personne, ce sont ses compétences. Alors, mettez l’accent sur celles-ci. N’oubliez pas que même si cet employé ne vous convient pas, il conviendra certainement à un autre employeur. « Même nos ennemis ont des amis. »

Être un employeur, c’est une lourde responsabilité. Dans mon article précédent Un leader, ça marque! Il est question du devoir de bienveillance et de la technique du « sandwich ». Cette technique peut très bien s’intégrer à une rencontre pour congédier un employé.

N’hésitez pas à rappeler à l’employé ce qui n’a pas fonctionné, les efforts qui ont été déployés pour le soutenir et le constat que vous êtes obligé de faire. Si vous avez bien fait vos devoirs, il devrait arriver à la même conclusion que vous.

Mais surtout, parlez-lui de ce que vous avez apprécié et des forces qu’il pourra mettre à contribution chez un autre employeur. Par exemple : ses qualités, le fait qu’il avait un bon contact avec la clientèle, sa ponctualité, le respect des consignes, etc. Malgré le contexte, assurez-vous que ce soit une rencontre constructive qui sera bénéfique à son développement.

L’estime de soi

C’est tellement important qu’il est nécessaire d’insister à nouveau sur l’estime de soi de l’employé. Malheureusement, il y a encore trop de cas où les patrons sont méprisants et incapables d’empathie.

Soyez attentif aux personnes. N’oubliez pas que chacun traîne son bagage d’expériences positives et négatives. C’est en partie ce qui construit notre estime de soi. Les plus jeunes sont davantage sensibles et vulnérables à vos commentaires. Faites attention à la généralisation : « les jeunes, vous êtes tous pareils… » Ne soyez pas condescendant : « Tu ne comprends pas vite… » Ils sont en processus de définir leur personnalité. N’allez pas miner l’image qu’ils ont d’eux-mêmes.

Focaliser sur la compétence qui fait défaut et sur les efforts que l’employé devrait déployer pour l’améliorer. Renforcez ses points forts et ce que vous avez apprécié de sa contribution. Quelle marque voulez-vous lui laisser?

Au final, malgré votre décision et sa déception, qu’est-ce que cet employé dira de vous? Sera-t-il tenté de se défouler sur les réseaux sociaux et le « Spotted » de votre région?

L’ouverture et le regard sur soi

Montrez de l’ouverture et demandez à l’employé s’il y a des choses que vous pourriez, à votre tour, améliorer. Cela vous permettra peut-être d’éviter de commettre les mêmes erreurs. Mais surtout, ne vous apitoyez pas sur votre triste sort et les conséquences de votre décision de le congédier.

Récemment, quelqu’un me témoignait qu’un employeur aurait dit à un employé qu’il congédiait « En tout cas, c’est plate! Je vais être obligé d’embaucher quelqu’un d’autre et de le former. » Alloooo! On s’en fout! Chose certaine, la capacité d’empathie de cet employeur n’était manifestement pas au rendez-vous.

Les devoirs de l’employeur

Avant même d’embaucher du personnel, vous devez mettre en place des processus et des outils de dotation, de sélection, d’accueil, d’intégration et de suivi. En plus de maximiser le potentiel de réussite des candidats retenus, cela aura un effet direct sur votre marque employeur. Alors, avant de jeter le blâme sur l’employé à congédier, faites vos devoirs!

Voici quelques questions à poser pour vous assurer de bien faire vos devoirs :

Les critères de sélection sont-ils bien définis? À partir de la description du poste, déterminez les qualifications requises, la scolarité exigée, l’expérience pertinente attendue, les exigences spécifiques (ex. : permis de conduire), etc.
L’affichage du poste est-il assez clair? Assurez-vous d’y présenter les critères essentiels, les conditions offertes et votre image de marque.
Le tri des CV est-il adéquat? Vous devriez être en mesure de faire une correspondance directe avec les critères attendus.
Le processus de sélection et les moyens utilisés sont-ils efficaces? Vous devez être capable de valider les compétences essentielles qui sont recherchées.
Par exemple, vous souhaitez embaucher :

  • Un soudeur : prévoyez de faire un exercice pratique de soudure ou de lecture de plan;
  • Un agent de bureau : faites rédiger un texte à l’aide de la Suite Office pour en évaluer la maîtrise et la qualité du français.
  • Une caissière : simuler une transaction ou un remboursement, à l’aide d’une procédure ou non, pour apprécier sa capacité à suivre les consignes et à utiliser une caisse.
  • Un commis au service à la clientèle : faites une mise en situation qui permettra d’évaluer sa capacité à résoudre des problèmes, son écoute et sa communication.
Les résultats sont-ils fiables et objectifs? Prévoyez une feuille de pointage pour chacune des étapes : correspondance aux critères de départ, atouts spécifiques, entrevue, mise en situation, exercice pratique, tests psychométriques, etc. Ainsi, vous pourrez comparer les candidatures de façon efficace et faire un choix éclairé.

Pour avoir plus de détails à propos du processus de dotation et de sélection, je vous invite à lire l’article Choisir un leader – Prémices d’une démarche gagnante. Même s’il vise l’embauche de leaders, la démarche et les principes énoncés s’adaptent à différents besoins.

L’accueil et la formation

Si les premières 30 secondes sont souvent déterminantes dans une relation, il en va de même pour l’accueil d’un nouvel employé. Avez-vous un processus d’accueil clairement défini? Par exemple : visite des installations, rencontre du personnel en place, présentation des politiques, valeurs, manuel de l’employé, etc.

Avez-vous une stratégie de formation qui permettra au nouvel employé de s’approprier les compétences particulières requises pour le poste? Par exemple : parrainage, journée de formation, fiches ou manuel de procédures, rencontre de suivie et de clarification, soutien, coaching, etc.

Enfin, les tâches et responsabilités du poste, ainsi que vos attentes sont-elles claires et le délai d’appropriation est-il raisonnable?

La période d’essai

On ne peut pas attendre d’un employé à temps partiel qu’il maîtrise tous les aspects du poste aussi rapidement qu’un employé à temps complet. Durant la période d’essai, vous devez assurer un suivi adéquat. Ainsi, lorsque c’est requis, vous pourrez recadrer immédiatement.

Vous devez donner à l’employé les moyens, le soutien et le temps nécessaire. Certains prendront plus de temps que d’autres. Si au terme prévu, l’employé n’est pas encore à niveau, vous devez être en mesure de départager les pour et les contre. Qu’est-ce que l’employé fait de bien et qu’est-ce qu’il lui manque pour répondre à vos attentes? Mettez tout cela dans la balance et évaluez le manque à gagner.

Si dans l’ensemble le travail de l’employé est satisfaisant, mais qu’il lui reste à s’approprier un ou deux éléments de compétences-clés, comment pouvez-vous l’aider pour y arriver? Prenez le temps de regarder avec lui les difficultés rencontrées et des solutions possibles. Par exemple, offrir un accompagnement temporaire supplémentaire, faire un aide-mémoire utile à la tâche qui est plus difficile à maîtriser, etc.

L’impact de congédier un employé

Rappelez-vous que de congédier un employé implique un nouveau processus de dotation, de sélection, d’intégration et une autre période d’essai. Sans pour autant avoir la garantie que le prochain candidat sera la perle rare. Il aura aussi des lacunes qui vous titilleront. Alors, retournerez-vous encore à la case départ?

Faites d’abord vos devoirs! Au besoin, faites-vous aider par un expert RH qui vous permettra de mettre en place un processus et des outils adaptés à votre réalité. Évidemment, il y a un coût à cela. Mais croyez-moi, c’est souvent un très bon investissement. Considérez que le départ et le remplacement d’un employé sont coûteux en temps et en argent. Parfois, jusqu’à 30% du salaire annuel du poste à doter.

Maintenant, vous savez qu’il est possible et essentiel de congédier un employé avec bienveillance et respect. Alors, qu’est-ce que vous voulez lire ou entendre à propos de vous et de votre entreprise? Quelle image de marque voulez-vous projeter?

Vous avez besoin de conseils RH, n’hésitez pas à me contacter.

Qu’en pensez-vous? Laissez-moi vos commentaires.

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Mario Plantin, M.Adm CRHA

 

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2 réflexions au sujet de « Congédier un employé avec bienveillance et respect – Mode d’emploi »

  1. Wow! Je dois dire que le contenu est excellent et important a appliquer dans son entreprise, car les valeurs sont la base d’une entreprise solide et respectable, afin d’atteindre de bons résultats ensemble, gagnant gagnant être a l’écoute et bienveillant.

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